Patología Organizacional

¡La organización es como el cuerpo humano… también puede enfermarse!

Muchos jefes mencionan que su organización es como su familia, por ello la resguardan y cuidan, otros mencionan que son como un hijo que nace, crece y se fortalece… algunos otros lo contemplan como si fuera una persona, viva, susceptible a ciertamente enfermarse.

Germán Monroy en la 26ª. Conferencia internacional de The Institute of Management Sciences, Dinamarca en Junio de 1984. Hace mención que una organización frecuentemente se va asemejando al cuerpo humano enfocando principalmente el estudio de su anatomía y fisiología, siendo cada departamento una parte importante del cuerpo. Y con el afán de entender el comportamiento organizacional nos plantea una metáfora.

En las ciencias médicas, el desarrollo histórico de los conocimientos de la anatomía y fisiología del cuerpo humano ha partido de los aspectos macroscópicos hasta llegar a los microscópicos, es decir, de lo general a lo particular.

En la comprensión de una empresa se hace algo contrario, se parte de lo particular a lo general, es decir, como si fuera un cuerpo, de lo microscópico a lo macroscópico.

La importancia de este estudio es la descripción y la explicación de las características funcionales, de los sistemas y las relaciones entre sí.

Menciona el autor que la fisiología del cuerpo humano podría definirse como el estudio de la descripción y explicación de las características funcionales de las células, tejidos, órganos, aparatos y sistemas del cuerpo humano, así como de sus interrelaciones entre sí.

La aplicación de la metáfora “la organización como cuerpo humano” ha dado lugar a teorías sobre las organizaciones denominadas organicistas, las cuales, hacen énfasis en la descripción de los componentes de las organizaciones y tratan de explicar su funcionamiento, es decir, enfatizan la anatomía y la fisiología organizacional.

Este enfoque en el estudio de las organizaciones, ha tenido un desarrollo similar al desarrollo histórico de la anatomía y la fisiología del cuerpo humano, es decir, partiendo de los aspectos macroscópicos se llega a los microscópicos. Se ha pasado de la búsqueda del conocimiento de la macro-organización, hasta incorporar el conocimiento del individuo en la organización, la micro-organizacional.

Al incorporarse los psicólogos sociales a los esfuerzos de la construcción de teorías sobre las organizaciones a partir de Kurt Lewin se comienza a incorporar un enfoque a nivel micro, centrándose en el comportamiento del individuo y la organización se describe y explica en términos de la personalidad o características personales y de las particularidades del ambiente o clima organizacional.

La patología es el estudio de las enfermedades y se puede decir que en términos más precisos, las ciencias médicas definen a la patología como el estudio de lo “anormal”, aunque no todo lo anormal es enfermedad.

Para poder utilizar de manera aplicada hacia la organización es necesario primero tomar como guía las clasificaciones en el área de salud:

Primeramente pueden ser hereditarias (transmitidas genéticamente y que pueden manifestarse al nacer o después) o adquiridas (transmitidas por factores ambientales o hábitos que generalmente pueden manifestarse después del nacimiento aun cuando el ambiente en el proceso de nacimiento puede producir este tipo de enfermedades).

También pueden clasificarse en: inflamaciones, degeneraciones y neoplasias (tumores).

Igualmente, combinando estas dos clasificaciones es importante saber que existen todas las combinaciones posibles.

Este tipo de enfermedades puede producirse por diferentes agentes, ya sean físicos, químicos o biológicos. Generalmente se les denomina “noxas”.

Entre los agentes biológicos, aparte de los genéticos, se tienen los micro-organismos que se clasifican en: Virus, Bacterias y Parásitos. Cuando estos producen enfermedades, estas reciben el nombre de infecciones.

 

Las inflamaciones sufijo "itis" es la respuesta del tejido que forma el armazón de las células en un órgano (tejido conjuntivo), habitualmente como protección al órgano pero que algunas ocasiones pueden ser perjudiciales.

Las inflamaciones tienen tres características morfológicas:

 

• Hay cambios exsudativos-infiltrativos: los vasos se dilatan, el flujo de sangre aumenta y se hace lento, hay permeabilidad vascular y mayor salida de líquido plasmático al espacio extravascular, pudiéndose producir pus.

• Hay cambios alterativos: degeneración de células y necrosis (muerte celular).

• Hay cambios proliferativos: aumento del número de células.

 

Las inflamaciones pueden ser crónicas cuando tienen un tiempo de duración más o menos largo y agudo si es más bien corta su duración. Las inflamaciones más perjudiciales, en general, son las crónicas y las que presentan cambios proliferativos.

 

Las degeneraciones es el resultado de la interacción entre el agente nocivo (noxa) y la célula, alterándose una función celular inespecífica y manifestándose con el depósito de sustancias intra o extra celulares anormales.

 

Las neoplasias (o tumores, sufijo "oma") se caracterizan por una alteración en la reproducción y diferenciación celular, cuando no se siguen las leyes de crecimiento normal y progresivo de las células, producida según una hipótesis, por una incompetencia del funcionamiento del aparato inmunocompetente el cual está formado por células encargadas de identificar agentes extraños que actúan como antígenos, es decir, substancias capaces de determinar la formación de anticuerpos o hipersensibilidad celular. Ante ciertas noxas el aparato inmuno-competente no responde a ciertos cambios celulares.

 

“la organización como un cuerpo humano también puede enfermarse” y efectivamente, decir que una organización está enferma únicamente si observamos que sus capacidades para solucionar sus problemas no son lo suficientemente eficientes o eficaces resulta una descripción demasiado general y por decirlo así, justificaría una impotencia para no lograr una intervención adecuada.

 

Ahora bien, haciendo ya una conexión entre el área de salud y la organizacional, existen inflamaciones organizacionales y estas se pueden presentar en alguna parte o unidad de la misma, por ejemplo en una oficina, o de manera generalizada en toda la organización.

Otras inflamaciones también se producen al organizar algún “task force” o grupo especial para que por medio de la administración por proyecto se trate de solucionar algún problema específico, proyectitis.
 

Estos cambios morfológicos, en algunas ocasiones, traen consigo degeneraciones (celulares) del comportamiento de algunos individuos, unos de estos cambian su ritmo de trabajo reduciéndolo o cambian sus intereses, lo aumentan si participan en los nuevos grupos formados o lo disminuyen si quedaron excluidos de los grupos. Esta baja de interés puede degenerar en la (necrosis) muerte de su interés por su labor. Generalmente otro cambio morfológico que se observa es producido por cambios proliferativos, aumentando el número de individuos en la organización.

 

La formación de algunos equipos de trabajo para solucionar algún problema o realizar un proyecto, semejan el aumento de flujo de trabajo efectuado por los leucocitos (glóbulos blancos) en cuerpo humano, atacando algún intruso nocivo. Sin embargo, dicha actividad, al igual que en el cuerpo humano, puede ser dañina al crearse el pus; en las organizaciones también se pueden producir estados semejantes de putrefacción que requieren de acciones especiales para sanar (bisturí y limpieza profunda, entre otros).

 

Cuando las inflamaciones afectan a la totalidad de las organizaciones, producen lo que Davis P. (8) llama “the supergrowth institutions” caracterizadas por extrema hipertrofia (aumento del tamaño de un órgano por aumento del tamaño de las células) e hiperplasia (aumento de tamaño por aumento del número de células). Para sanar estas organizaciones habrá que blandir el bisturí y disecar, estableciendo políticas de funcionamiento descentralizado.

 

Igualmente, se puede decir que se presenta una degeneración organizacional cuando una unidad de una organización es afectada por agentes nocivos, dando como resultado la alteración de una función no sustantiva, manifestándose por la acumulación de elementos anormales.

 

Cuando en una organización se considera que la planeación no es una actividad sustantiva y sin embargo se considera que hay que hacerla y para ello se establece una unidad de planeación para toda la organización o en cada unidad se crean grupos o subunidades específicas de "especialistas" (generalmente economistas o administradores) responsables de hacer la planeación, se produce la enfermedad “planingosis”, que trae consigo el aumento de personal, generalmente desvinculado del resto de la organización, produciendo estudios, los cuales, en el mejor de los casos, sólo sirven para presumir sin tener efectos operativos o se utilizan para llenar cajones de archivo o estantes antes vacíos.

 

Los tumores organizacionales son alteraciones en la reproducción y diferenciación de elementos, cuando no se siguen las leyes de crecimiento normal y progresivo, resultantes de una incompetencia del funcionamiento del aparato encargado de identificar agentes extraños.

 

Entre estas neoplasias destacan los dilemas, ineficiencias e ineficacias que produce la existencia en las organizaciones de tres grupos de personal: los directivos o políticos, el personal técnico y el operativo. Entre estos grupos (en la mayoría de los casos, pero especialmente en las organizaciones públicas) existen diferencias significativas en diversos aspectos, como por ejemplo, en los fines que persiguen, además de que casi siempre no existe buena comunicación entre sí. Estos grupos representan tres culturas organizacionales en dilema. A estas características se agrega que el crecimiento de estos grupos no es en general normal ni progresivo, dando lugar a esta enfermedad.

Siendo una necesidad el buscar y encontrar nuevas formas de ver la organización para poder generar conocimiento útil y un entendimiento más eficiente y eficaz, esta metáfora de ver a la organización como un cuerpo humano es de suma utilidad.

El mejoramiento organizacional, en su calidad para el análisis depende de darle continuidad ya sea a este mismo tipo de enfoque, o a encontrar nuevos que sean aplicables.

Paráfrasis: El diagnóstico Organizacional; elementos, métodos y técnicas.

Para conocer la situación real de una organización, se recurre a este proceso analítico, llamado diagnóstico, para identificar los problemas y las áreas dentro de la misma donde se pueden hacer mejorar con el fin de aplicar correcciones y sacar el mayor provecho.

Una de las ventajas del diagnóstico organizacional es que en todos sus niveles y también en las producciones de la misma organización se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación tanto interna como externa así como los comentarios que diariamente hacen las personas en sus conversaciones. Para que esto mismo sea susceptible de realizar se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo del alcance que se quiera alcanzar, de las variables que se quieran investigar o conocer, de los recursos con los que se disponen o cuentan, y de los grupos o niveles específicos entre los que se va a interactuar.

Es el primer paso esencial para perfeccionar y pulir el funcionamiento comunicacional de la empresa.

Propiamente es necesario llevar a cabo una serie de condiciones que permiten al diagnóstico organizacional ser exitoso, esto es:

a)    Contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del interesado o cliente. Es decir, como primera pauta antes de iniciar el proceso de diagnóstico que se esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

b)    Que el “cliente” proporcione las facilidades y apertura para la persona encargada del diagnóstico y así la obtención de la información y el proceso sea más ameno.

c)    Manejar la información que se valla obteniendo de manera confidencial, es decir, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

d)    Con respecto a los resultados, se debe proporcionar una retroalimentación acerca de las fuentes donde se obtuvo la información para el diagnóstico.

e)    Para que el diagnóstico sea exitoso o no, depende en gran medida de la persona interesada que en este caso es el cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.

Para que el diagnóstico pueda llevar a cabo este requiere de tres momentos o etapas, en los cuales se genera la información, se organiza y finalmente se analiza e interpreta.

Tres aspectos son relevantes en la generación de a información: esto es, tomar en cuenta que la forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.

La metodología que se utiliza para recopilar la información es simple, ya que en una se emplean cuestionarios o entrevistas desde las personas y otra es desde el consultor, es decir, lo que el observa y percibe.

La frecuencia con la que se recolecta la información, esta es la que depende íntegramente de la estabilidad del sistema.

Para poder, seguidamente, organizar la información es necesario tomar en cuenta tres aspectos claves:

1.- El diseño de procedimientos para el proceso de información.

2.- El almacenamiento apropiado de los datos.

3.- Ordenar a información, de modo que sea fácil consultarla.

Una vez recopilada la información, organizada, almacenada y ordenada para poder consultarla de manera rápida, se recurre a analizar e interpretar la información.

Este análisis consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.

Dentro del diagnóstico organizacional, para una fácil comprensión de lo encontrado, existen dos tipos de perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, métodos y técnicas, ambas son complementarias y dan origen a dos tipos de diagnóstico: el funciona y el cultural.

En el diagnóstico funcional se examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización y la innovación.

Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivo, métodos y a interpretación de los resultados).

Como objetivos para este tipo de diagnóstico podemos encontrar:

a)    Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y las diferentes vías de comunicación, ya sea oral, escrita, no verbal, etc.

b)    Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental.

c)    Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

d)    Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional.

e)    Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Para sus métodos o técnicas, dentro de la perspectiva funcionalista el empleo de la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes son algunos ejemplos.

La entrevista como tal, complementa con el cuestionario y permite obtener información que puede ser investigada hasta en sus mínimos detalles en una conversación personal con los miembros de una organización.

El cuestionario permite obtener mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el análisis estadístico.

El análisis de transmisión de mensajes consiste en un cuestionario especializado que descubre el proceso de difusión de un mensaje en la organización, desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Este método revela el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera como se procesa la información.

El análisis de experiencias críticas de comunicación sirve para conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización y la efectividad o inefectividad de las mismas.

Para el análisis de redes de comunicación, la estructura de la comunicación de una organización y su efectividad son sus intereses. Se evalúa quien se comunica con quién, que grupos existen en la organización, que miembros actúan como puente entre los grupos, los bloqueos que surge la información, el contenido de la comunicación y la cantidad de información difundida.

La entrevista grupal selecciona un cierto número de miembros representativos de la organización para ser entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.

Finalmente existe un diagnóstico cultural, el cual es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Como objetivos se encuentra el evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización. Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores. Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.

Dentro de las categorías podemos encontrar manifestaciones conceptuales y simbólicas como las espirituales (ideología/filosofía, símbolos, mitos e historia), conductuales (lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción), estructurales (políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder), materiales (tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo).

El proceso de diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas, en cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablas de dos enfoques: el cualitativo y en cuantitativo.

Respecto a las técnicas cualitativas aplicables se encuentra:

a)    La observación, que para llevarla a cabo el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante). O bien por observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que su presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.

b)    Entrevistas individuales, siendo relevante que se logre lo que se conoce con el nombre de “simpatía”. Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.

c)    Análisis de documentos, el investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevaran a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.

d)    La discusión en grupos pequeños son sesiones de grupo con una discusión dirigida.

e)    La Dramatización proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.

f)     Igualmente, las técnicas proyectivas consisten en presentar a una persona un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

Para las técnicas cuantitativas aplicables, podemos encontrar la encuesta, quien brinda información para un análisis con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa.